Kanban – die To-Do-Liste 2.0

– Organisiere und optimiere dein Aufgabenfluss, auch im alltäglichen Privatleben –

Was ist Kanban? Es ist eine Methode welche u.a. in agiler Softwareentwicklung angewendet wird. Durch Kanban kann man viel Transparenz über die Verteilung der Arbeit sowie bestehende Engpässe aufzeigen. Über dieses Thema gibt es viele Bücher und wie man es in der Entwicklung und / oder in der Produktion einführen und leben kann. Wie kann man ganze jetzt aber für den Alltag nutzen?

Wer kennt das nicht: Der Mann hat einige Aufgaben von der Frau bekommen. Die Herausforderung ist, nichts zu vergessen. Und was ist, wenn Samstag das Fußballspiel im Terminkalender steht und man schafft nicht mehr alle Aufgaben? Wie geht man damit um? Oder auch das Thema Timebox your life? Zusätzlich ruft die Frau noch zwischen Tür und Angel auf dem Weg zum Shoppen weitere Aufgaben dem Mann zu. Und wenn der Mann schon gedanklich beim Sport ist, kann sich der eine oder andere denken, dass nicht alle Aufgaben zur vollsten Zufriedenheit der Frau erledigt wurde.

Wie kann man das private Leben organisieren, damit der Haussegen am Ende des Tages nicht schief hängt? Und wie kann man böse Überraschungen wie die plötzlich alljährliche Abgabe der Steuererklärung vermeiden?

Hier kann das Kanban-Board helfen. Wie sieht das Ganze aus?

Man nehme sich ein paar Post-it oder andere Klebezettel und schreibt die einzelnen Aufgaben auf jeweils einen Zettel. Für die „Fortgeschrittenen und den Erfahrenen“ kann man noch die geschätzte Zeit, welche man für die Aufgabe benötigt wird, dort auf den Zettel notieren (siehe Tipps).

Anschließend klebt man die Post-it untereinander zum Beispiel auf ein Whiteboard, Wand oder aber auch an die Haustür. Die Reihenfolge (von oben nach unten) der Klebezettel ergibt die Prioritäten der Aufgaben. Somit ist das Post-it an der obersten Stelle die wichtigste Aufgabe und sollte als erstes durchgeführt werden. Diese Spalte nennen wir mal „Backlog“. Das ist der vorhandene Arbeitsvorrat.

Sobald man mit einer Aufgabe angefangen hat, sollte man den Zettel aus der Spalte Backlog in eine Spalte „in Bearbeitung“ oder auch Neudeutsch „doing“ umhängen. Es wird jetzt sicherlich der eine oder andere sagen, der Typ hat doch keine Ahnung, die Spalten werden doch ganz anders bezeichnet oder es fehlt noch die eine oder andere Spalte… Ja, es gibt verschiedene Designs von den Spalten (Anzahl, Namen, …). Mir ist keine Norm bekannt, welche das genau vorschreibt und es macht nach meiner Überzeugung auch keinen Sinn. Weder beruflich noch privat gibt es eine 100 % Musterlösung.

Man muss das Kanban-Board nach seinen Bedürfnissen aufbauen und vor allem ausprobieren.

Kanban-Board mit den Spalten Backlog, in Bearbeitung, Abnahme und fertig

Stellt man fest, dass man eine Spalte mehr braucht, sollte man diese ergänzen. Es geht natürlich auch in die andere Richtung, d.h. ist eine Spalte nicht hilfreich sollte diese auch entfernt werden.

Kommen wir aber jetzt wieder in meine Spalte „in Bearbeitung“. Hier sollten nicht mehr als zwei Aufgaben pro Person (eigentlich nur eine Aufgabe) hängen. Ich kann zum Beispiel nicht zwei Aufgaben gleichzeitig machen, aber ich bin ja auch ein Mann. Wenn die Aufgabe dann erledigt ist, kann man hier eine weitere Spalte verwenden. Diese trägt zum Beispiel den Begriff „Abnahme“. Die Aufgaben werden dann von der Frau inspiziert und sie entschiedet, ob die Aufgabe in die Spalte „fertig“ (oder auch auf Neudeutsch „done“) gehängt werden kann. Damit wäre die Aufgabe für den Mann erledigt. Es kann aber auch durchaus sein, dass die Umsetzung nicht zur vollen Zufriedenheit erledigt wurde und der Klebezettel wieder zurück zum Anfang geht, also in den Backlog und der Mann muss es noch einmal machen. Es kann durchaus sein, dass der Mann die Spalte Abnahme irgendwann entfernen wird.

Kanban-Board auf einem Whiteboard mit Post-its

Ihr habt gesehen, dass mit einem Kanban-Board die Tätigkeiten visuell dargestellt werden können und man sieht sofort, welche Tätigkeiten als nächsten angegangen werden müssen. Des Weiteren werden Aufgaben nicht einfach vergessen und man kann die Liste ohne weiteres anpassen. Damit ist man nicht mehr gezwungen, permanent an die Aufgaben zu denken. Man weiß ja, dass man mit einem Blick auf die Zettel alles wiedersieht. Damit ist der Kopf für andere Sachen frei und das ist ein sehr großer Vorteil. Und das Schöne daran ist, dass man fast keine finanziellen Zusatzausgaben dadurch hat. Man braucht nur eine kleine freie Fläche und ein paar Post-its.


Tipps:

Verfügbare Zeit kann Prioritäten ändern: Wer den geschätzten Aufwand (zum Beispiel in Minuten) auf das Post-it geschrieben hat, kann vor Bearbeitungsbeginn sehen, ob die noch verfügbare Zeit ausreicht, um die Tätigkeit abzuschließen. Falls das nicht der Fall ist, kann man die nächste Aufgabe anschauen und falls diese in der Zeit abgeschlossen werden kann, wird diese vorgezogen. Damit muss man nicht die Aufgabe mitten in der Bearbeitung unterbrechen und man hat ein Erfolgserlebnis.

Spalte „next“: Wenn man viele Aufgaben in der Hinterhand hat, wie zum Beispiel handwerkliche Tätigkeiten oder auch die Steuererklärung, kann man diese Tätigkeiten in den Backlog hinzufügen. Um aber zu entschieden, welche Tätigkeiten wirklich als nächstes angegangen werden müssen, werden diese in eine Spalte „next“ gehängt. Das steigert auch das schlechte Gewissen, wenn Tätigkeiten, wie z.B. die Steuererklärung lange im Backlog hängen.

Mit Farben arbeiten: Es gibt viele verschiedene Tätigkeiten welche in Themen gegliedert werden können. Diese Themen kann man mit Farben kennzeichnen. Damit hat man eine bessere Visualisierung. Zum Beispiel kann man die Farbe rot/orange für behördliche und finanzielle Aktivitäten (Steuererklärung, Freistellungsauftrag, …) verwenden. Eine kleine Legende ist in diesem Fall sehr hilfreich, damit man weiß, welche Farbe für was steht.

Tätigkeiten im doing: Arbeiten mehrere Personen mit dem Kanban-Board, ist es hilfreich, die Zettel zu den Personen zuzuweisen. Hier kann man entweder den Namen bzw. ein Kürzel auf das Post-it schreiben oder man untergliedert die Spalte doing. Damit hat jeder Person im Haushalt den eigenen Bereich und man sieht mit einem Blick sofort, wer gerade an welcher Aufgabe arbeitet.

konventionelle Klebetechnik vs. digital: In unserer Zeit spricht man immer von der Digitalisierung. Man kann ein Kanban-Board auch elektronisch umsetzen. Persönlich bevorzuge ich die konventionelle Klebetechnik. Man muss nicht irgendein Programm (Excel, …) starten, sondern nur zum Board gehen und man sieht es sofort. Oder wenn mir noch etwas einfällt auf dem Weg zum Bett kann ich schnell ein Stift und ein Post-it nehmen, das Wort schreiben und an das Board hängen. Fertig. Die Umsetzung ist aber jedem selbst überlassen.