Eat that frog – Verspeise die dickste Kröte gleich am Morgen

Eat that frog

In diesem Artikel geht es darum, warum du die wichtigste/ unangenehmste Aufgabe  gleich am Anfang des Tages erledigen solltest und wie du das schaffst: Eat that frog!


Schon einmal was von Prokrastination gehört? Nein – Pokastiwas? Auf jeden Fall ein Wort zur Aufstockung deines Angeberwortschatzes, denn Prokrastination klingt wesentlich besser als Aufschieberitis, oder? Genau, das ist der Fachbegriff für das notorische Verschieben von unangenehmen Aufgaben, die eigentlich schon längst erledigt sein müssten.

8:00 Uhr Montagmorgen im Büro – man muss sich ja nicht gleich zu Beginn der Woche überanstrengen. Schnell noch einen Kaffee geholt, die wesentlichen Wochenenderlebnisse mit dem Kollegen ausgetauscht, ein paar E-Mails durchgelesen und dann noch 30 Min. paralysiert auf den Bildschirm gestarrt, weil diese Woche so voll mit Meetings und Aufgaben steckt. Inzwischen ist es 11:00 Uhr – da lohnt es sich auch nicht mehr, eine große Aufgabe anzufangen, es gibt ja eh gleich Mittagessen. Anschließend folgt das Mittagskoma und ein paar Termine und so richtig produktiv wird man erst am Abend kurz vor Feierabend oder man verschiebt die dicken Brocken auf den nächsten Tag und das gleiche Spiel geht von Vorne los..

Nun denn, in meinem Blogpost zum Thema Timeboxing habe ich es schon verdeutlicht: Im agilen Projektmanagement z.B. in SCRUM-Projekten können wir uns Prokrastination nicht mehr leisten – es kostet einfach zu viel Zeit.

Schauen wir uns kurz die wesentlichen Gründe für das Aufschieben an:

  • Die Aufgabe ist zu groß und ich weiß nicht, wo ich anfangen soll
  • Ich habe nicht alle Informationen, die ich zum Erledigen der Aufgabe brauche
  • Ich habe die Aufgabe schon so lange vor mir hergeschoben, dass ich sie lieber verdränge, als es mir einzugestehen
  • Ich möchte eine bestimmte Person nicht um Hilfe bitten / es nicht zugeben, dass ich Hilfe benötige
  • Die Aufgabe ist einfach nervig und macht mir keinen Spaß
  • Ich schaffe es einfach nicht, mir die notwendige Zeit dazu nehmen
  • ….

Die Liste könnte ich noch beliebig erweitern, Fakt ist auf jeden Fall, dass die Aufgabeexponentiell zur Zeit der Aufschiebung unangenehmer wird.

Das Aufschieben einer Aufgabe im Verhältnis zur Zeit
Das Aufschieben einer Aufgabe im Verhältnis zur Zeit

Der US-amerikanische Autor Brian Tracy stellt in seinem Buch „Eat that frog“ die Kernthese auf, dass wir wesentlich mehr an einem Tag schaffen, wenn wir die schwierigste und unangenehmste Arbeit zuerst erledigen. Er beschreibt verschiedene Strategien u.a. aus dem klassischen Zeitmanagement, wie uns dies gelingen kann. Auf die einzelnen Methoden werde ich hier nicht eingehen – demnächst starte ich aber eine Artikel-Serie, die Klassiker wie z.B. das gute alte Pareto-Prinzip wieder hervorholt – denn diese sind keineswegs verstaubt, auch wenn sie schon älter sind und keine hippen Namen haben.

Zurück zum Frosch – ich finde die Kernaussage „Eat that frog“ wesentlich und enorm wichtig für das agile Mindset: Die Zeiten, in denen wir eine größere Aufgabe oder einen wichtigen Anruf von Jourfix zu Jourfix und somit von Woche zu Woche verschoben haben, sind vorbei. Bis dahin hat die Konkurrenz schon ein besseres Produkt auf den Markt gebracht.
Daher sollten wir also den Rat von Brian Tracy beherzigen und die dickste Kröte, d.h. die unangenehmste Aufgabe am Anfang des Tages schlucken – der wesentliche Vorteil:
Sie ist erledigt und ich nehme einen großen Motivationsschub für den Tag mit. Zudem ist unser Gehirn morgens noch klar (zumindest nach dem dritten Kaffee) und wir können uns längere Zeit auf eine Sache konzentrieren.
E-Mails checken und Anrufe entgegen nehmen sollte in dieser Zeit Tabu sein, diese Aufgaben kann ich leichter auch zwischen zwei Terminen oder im Mittagskoma erledigen.

Leicht gesagt aber schwierig umsetzbar? Hier die gute Nachricht: In der agilen Welt gibt es sehr viele Tools / Strategien, die uns dabei unterstützen können, hier zwei davon, die wir schon kennen:

  • Kanban-Board und Stand-Up (Daily) Meetings: Meine Aufgabe wird sichtbar an das Board gehängt und ich muss mich jeden Tag vor meinen Team-KoKanban-Boardllegen „rechtfertigen“, warum ich noch nicht weitergekommen bin – Der dabei entstehende soziale Druck ist in diesem Fall sehr ergebnisfördernd.Das kannst du tun, um dich zu motivieren, bzw. einen Kollegen zu unterstützen, der schon länger an einem Froschschenkel knabbert und seinen Teller einfach nicht leer bekommt:
    1) Aufgaben gemeinsam im Team in kleinere Häppchen unterteilen
    2) Konkret nachfragen, warum ein Teammitglied nicht weiter kommt und Hilfe anbieten

Idealerweise sollte daher ein Stand-Up Meeting von der Uhrzeit her so gelegt werden, dass jedes Teammitglied vorher noch die Zeit hat, die dickste Kröte des Tages zu schlucken, so entsteht ein direktes Ziel und Zeitdruck, was sich positiv auf die Erledigung der Aufgabe auswirkt. So sind zum Stand-Up-Meeting die wichtigsten Teamaufgaben erledigt (es kommen ja ohnehin neue hinzu) – eine gute Uhrzeit wäre z.B. 10:30 Uhr

Timebox your life

  • Timeboxing: Setze dir eine bestimmte Zeitspanne z.B. 60 Min. gleich zu Beginn des Tages inkl. Timer, um eine Aufgabe zu erledigen. So hast du einfach keine Zeit für Ablenkung und das entstehende Adrenalin tut sein Übriges.

Um die dickste Kröte am Anfang des Tages zu schlucken, muss man seine blöderweise schon wieder seine Komfortzone verlassen. Meistens ist es sinnvoll, gar nicht groß nachzudenken sondern einfach loszulegen – so entwirrt sich das Wollknäuel einer komplexen Aufgabe meist von selbst. Und wenn du nach einer Stunde noch nicht den wesentlichen Durchbruch geschafft hast, dann wirst du dies auch nicht in einer Woche erreichen und du solltest dir sofort Hilfe holen.
Alles andere ist eine Sache der Gewohnheit – bald wird es für dich selbstverständlich sein, die erste Arbeitsstunde des Tages intensiv zu arbeiten und erst danach die kleinteilige Restarbeit zu erledigen – setze dir am Besten dazu einen Blocker in deinen Terminkalender.

So, die Frösche in der Arbeit hast du im Griff, endlich Feierabend und die Füße hochlegen?
Ha erwischt! Steuererklärung schon gemacht? Den Keller schon entrümpelt? Termin bei der Bank ausgemacht? Auch im Privatleben gibt es leider diese unangenehmen Aufgaben, die wir wochenlang von uns herschieben und schon auf harmloses Nachfragen vom Partner wie „Hast du schon …“ leicht agressiv reagieren. Daher gilt auch hier: Eat that Frog!
Fange z.B. am Samstag früh direkt nach dem Frühstück mit der unangenehmsten/ wichtigsten / größten Aufgabe der Woche an. Leg‘ einfach los und schau, wie weit du in einer dir gesetzten Zeitspanne kommst – meist ist sie gar nicht mehr so schlimm, wenn du einmal drin bist und du machst sogar länger als dein Timer. Auch hier helfen dir ein Kanban-Board und Timeboxing. Das gleiche Prinzip kannst du dir auch im Feierabend zu Nutze machen: Bevor du die die Jogginghose anziehst und nicht mehr vor 23 Uhr vom Sofa aufstehst, erledige für 30 Min. noch wichtige aber unangenehme Aufgaben wie Haushalt (für jedes Zimmer 5 Minuten) oder Verwaltungskram oder Sport. Anschließend lässt es sich viel leichter die Füße hochlegen, versprochen!

Und hier nochmal eine Zusammenfassung, wie du vom Prokrastinator zum Dominator deiner Aufgaben wirst:

Vom Prokrastinator zum Dominator deiner Aufgaben